Reisekostenerstattungen in Frankreich: Reisekostenpauschalen oder Abrechnung von tatsächliche Ausgaben ?
Viele Unternehmen bestehen aus globalen Teams. Die Verwaltung der Reisekosten internationaler Mitarbeiter stellt Arbeitgeber vor Herausforderungen. Die Ausarbeitung internationaler Reisekostenrichtlinien kann angesichts der unterschiedlichen lokalen kulturellen und gesetzlichen Vorgaben komplex sein.
Französische Reisekostenpauschalen oder tatsächliche Ausgaben ?
In Frankreich müssen die Kosten, die dem Arbeitnehmer nachweislich für die Zwecke seiner beruflichen Tätigkeit und im Interesse des Unternehmens entstanden sind, vom Arbeitgeber erstattet werden.
Dem Arbeitnehmer können die entstandenen Auslagen entweder auf der Grundlage von Belegen oder durch Pauschalen erstattet werden, mit einigen Ausnahmen. Für jede Ausgabenart muss die Methode beibehalten werden. Ein regelmäßiger Wechsel zwischen tatsächlichen Ausgaben und pauschalen Erstattungen ist somit nicht möglich.
Alle dem Arbeitnehmer erstatteten Auslagen sind auf dem Französischen Gehaltszettel zu vermerken.
Einige Beispiele für Ausgaben, die basierend auf tatsächlichen Ausgaben oder Pauschalsätzen erstattet werden können:
– Kilometerpauschalen in Frankreich
– Reisekostenpauschalen einschließlich
Verpflegungsmehraufwand für längere Reisen
Zu den obligatorisch auf Beleg-Basis zu erstattenden Auslagen zählen beispielsweise die betriebliche Nutzung von Privaträumen im Falle von Home Office ('Occupation du domicile').
Bestimmungen des Tarifvertrags oder des Arbeitsvertrags
Mangels einer Regelung bezüglich der Reisekosten im Tarifvertrag oder im französischen Arbeitsvertrag kann der Arbeitgeber die Reisekostenerstattung nicht einseitig niedriger als die tatsächlichen Kosten festsetzen. In diesem Fall könnte der Arbeitnehmer einen zusätzlichen Auslagenersatz verlangen.
Französische Reisekostenpauschalen für längere Reisen
Spesen für längere Reisen können anhand von Belegen oder Tagespauschalen erstattet werden.
Die französischen Reisekostenpauschalen decken den Verpflegungsmehraufwand und die Übernachtungskosten ab, sofern diese nicht direkt vom Arbeitgeber übernommen werden.
Die Reisekostenabrechnung muss Datum und Ort der Dienstreise, Zweck der Reise, Name des Kunden oder Geschäftspartners enthalten.
Französische Reisekostenpauschalen – Voraussetzungen
Die folgenden Pauschalen gelten für längere Reisen, die dadurch gekennzeichnet sind, dass der Arbeitnehmer aufgrund seiner Arbeitsbedingungen nicht jeden Tag an seinen Wohnort zurückkehren kann.
Dies wird vermutet, wenn zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind:
– die Entfernung zwischen Wohnort / Arbeitsort ist größer oder gleich 50 km (einfache Strecke);
– Mit öffentlichen Verkehrsmitteln kann diese Strecke nicht in weniger als 1,5 Std. (einfache Fahrt) zurückgelegt werden.
Liegen diese Voraussetzungen nicht vor, sind die Pauschalen dennoch anwendbar, wenn der Arbeitgeber nachweisen kann, dass der Arbeitnehmer aufgrund der tatsächlichen Umstände an der Heimkehr gehindert ist (Arbeitszeiten, Verkehrsmittel etc.).
Französische Reisekostenpauschalen 2022
Die Reisekostenpauschalen unterscheiden sich für Reisen innerhalb des französischen Festlandes, der französischen überseeischen Departements und Reisen außerhalb Frankreichs.
Verpflegungsmehraufwand für Reisen innerhalb des französischen Festlandes
Ohne Belege kann der Arbeitgeber pro Mahlzeit (Mittagessen oder Abendessen) 19,40 € erstatten.
Reisekostenpauschalen für Reisen außerhalb Frankreichs
Die Reisekostenpauschalen für Beschäftigte auf Auslandsdienstreisen sind identisch mit denen der Beamtengruppe I bei vorübergehender Entsendung ins Ausland. Die Pauschalen finden Sie unter:
economie.gouv.fr
Die Reisekostenpauschale für einen ins Ausland reisenden Arbeitnehmer ist zu reduzieren um:
– 65% bei unentgeltlicher Unterbringung des Arbeitnehmers, d.h. wenn der Arbeitgeber die Unterkunft zur Verfügung stellt oder die Unterkunftskosten direkt bezahlt (inklusive Frühstück);
– 17.5% wenn eine der Mahlzeiten bereitgestellt wird;
– 35% wenn zwei Mahlzeiten bereitgestellt werden.