Ein Überblick über Home-Office-Kostenerstattungen in Frankreich.
Home Office wird in Frankreich immer beliebter, nicht erst seit COVID-19. Zu einem attraktiven und wettbewerbsfähigen Stellenangebot gehören oftmals betriebliche Mitarbeiter-Sozialleistungen, einschließlich flexibler Arbeitsregelungen wie Home Office.
Vor der Einrichtung von Home Office ist es ratsam sicherzustellen, dass sich beide Parteien, Arbeitgeber und Arbeitnehmer, über die finanziellen Auswirkungen im Hinblick auf die Kostenerstattung im Klaren sind.
Home-Office-Ausgaben: Erstattung von Pauschalen oder tatsächlichen Ausgaben
Der Arbeitgeber kann Home-Office-Kosten in Form einer Pauschale, vollständig beitragsfrei, oder auf der Grundlage des tatsächlichen Aufwands auf Belegbasis erstatten.
Die monatliche Pauschale beträgt 10 € pro Homeoffice-Tag/Woche. So kann beispielsweise ein Arbeitnehmer, der vier von fünf Tagen im Home Office arbeitet, eine Pauschale von 40 Euro pro Monat erhalten.
Alternativ kann der Arbeitgeber die tatsächlich entstandenen Kosten des Arbeitnehmers erstatten. Die Kostenerstattungen sind in diesem Fall nur dann sozialabgabenfrei, wenn entsprechende Nachweise wie Quittungen erbracht werden.
In jedem Fall muss die Erstattung auf dem französischen Gehaltszettel aufgeführt werden.
Home-Office-Auslagen in Frankreich: Erstattung der tatsächlichen Kosten
In vielen Fällen werden die tatsächlichen Ausgaben die Pauschale übersteigen. Um also von einer maximalen Abgabenbefreiung zu profitieren, kann es günstiger sein, Auslagen auf der Grundlage tatsächlicher Ausgaben zu erstatten.
Kostenerstattungen für die betriebliche Nutzung der privater Räume
Anspruch auf Kostenerstattungen für die betriebliche Nutzung der privaten Räume hat der Arbeitnehmer nur, wenn einer der folgenden Fälle vorliegt:
– Home Office wird vom Arbeitgeber angeordnet;
– der Arbeitgeber stellt keine Büroräume zur Verfügung.
Die Kosten werden auf der Grundlage der anteiligen Flächennutzung bewertet.
Beispiel: Kostenerstattung für die betriebliche Nutzung der Privaträume in Frankreich
| Beispiel | Betriebliche Nutzung | Berechnung der abgabenfreien Erstattung | Abgabenfreie Erstattung |
| Mietwert: 1000 €/Monat Steuern, Versicherungen etc.: 1200 €/Jahr |
100-Quadratmeter-Wohnung, davon werden 10 Quadratmeter als Home Office genutzt |
Durchschnittliche monatliche Ausgaben: 1100 €, 10 % betriebliche Nutzung |
110 € pro Monat |
Darüber hinaus können variable Kosten wie Strom und Heizung für den beruflich genutzten Anteil erstattet werden.
Kostenerstattungen für Home-Office-Equipment
Grundsätzlich ist der Arbeitgeber für die Bereitstellung der Ausrüstung wie beispielsweise eines Laptops verantwortlich.
Eine Besonderheit liegt vor, wenn der Arbeitnehmer im Auftrag des Unternehmens Equipment einkauft, aber Eigentümer bleibt. In diesem Fall kann der Arbeitgeber auf Belegbasis bis zu 50% der tatsächlichen Ausgaben erstatten.
Beispiel: Der Mitarbeiter kauft einen Schreibtisch und einen Bürostuhl für sein Home Office im Gesamtwert von 1500 €. Arbeitnehmer und Arbeitgeber vereinbaren, dass der Arbeitnehmer Eigentümer bleibt. In diesem Fall kann der Arbeitgeber 750 € abgabenfrei erstatten.
Internet und Handykosten
Die Kostenerstattung für den beruflich genutzten Anteil kann auf Belegbasis abgabenfrei erfolgen.